Todos hemos experimentado un momento en nuestras vidas en el que alguien nos habla directamente a nosotros y otros en los que le hablan a alguien más. Piense sobre un momento en el que estuvo sentado en una sala escuchando a alguien presentar una idea en particular. El orador era monótono y leía cada palabra de las diapositivas de PowerPoint. Ve la hora y todavía le falta más de media hora a la reunión antes de que pueda volver a hacer su trabajo. Cambiemos de papeles, ¿qué tal si usted fuera el orador y sintiera que la audiencia no está atenta y está ansiosa por terminar de una vez? ¿Cómo se sentiría?
Para comunicar y causar un gran impacto debemos planear y prepararnos. Si queremos transformar a esos individuos desenganchados en activamente conectados, debemos tener algunas cosas en mente antes de la presentación. Comunicar con impacto requiere que nos preparemos con anticipación, especialmente si queremos ser memorable. Esto es lo que usted puede hacer:
- Defina claramente “lo que hay para mí”. Las personas están ocupadas y a menudo sus mentes viajan hacia otras responsabilidades o eventos en sus vidas cuando alguien está hablando. Si desea involucrarlos, debe decirles el beneficio que recibirán al escuchar.
- Utilice la repetición para reforzar los conceptos claves. Si tiene un punto clave, asegúrese de enfatizarlo varias veces. Mientras más lo escuchen, más se quedará grabado en sus mentes.
- Sea auténtico. Utilice un lenguaje que sea claramente suyo, no intente repetir algo palabra por palabra con una dispositiva o repetir literalmente las palabras de otra persona. Encuentre sus propias palabras y utilícelas para darle vida al contenido.
- Personalice su comunicación. Si le está hablando a una junta de directores o empleados de atención al cliente, debe modificar su mensaje. Sepa quién es su audiencia e incorpore cosas que sean relevantes para cada grupo.
- Utilice historias y analogías. Las historias y las analogías pueden ser una excelente manera de ayudar a los participantes a entender los puntos clave que está tratando de resaltar. Las historias pueden ser herramientas muy impactantes para los alumnos adultos, ya que a menudo ellos recordarán los puntos clave junto con la historia. Las historias también pueden facilitar que la audiencia pueda enseñar a otros.
- Escuche. Cuando las personas estén haciendo preguntas, escuche activamente para entender cualquier área de confusión o formas adicionales en las que pueda adaptar el mensaje para ayudar a la comprensión.
- Seguimiento. Después de la reunión o presentación inicial, haga un seguimiento de los puntos clave en un correo electrónico. Aliente a las personas a responder personalmente con cualquier pregunta si necesitan más ayuda. El seguimiento puede ser una excelente forma de asegurar que el mensaje fue recibido como estaba previsto.