Es ist kein Geheimnis, dass Unternehmen überall mit Personalproblemen zu kämpfen haben. Untersuchungen von WorkJam ergaben, dass fast 50 % der befragten amerikanischen Unternehmensführer seit mindestens fünf bis sechs Monaten unterbesetzt sind und 48 % aufgrund von Personalmangel Kunden verloren haben. Auch die OECD, der 38 Mitgliedsländer angehören, stellte fest, dass heute 20 Millionen Menschen weniger arbeiten als vor der COVID-Pandemie. Angesichts von Unterbrechungen der Lieferketten, Herausforderungen durch COVID-Ausbrüche und der großen Resignation sind viele Manager besorgt, dass ihre Teams mit Arbeitsüberlastung zu kämpfen haben.
Was bedeutet Arbeitsüberlastung?
Arbeitsüberlastung liegt vor, wenn den Mitarbeitern einer Organisation mehr Arbeit zugewiesen wird, als sie innerhalb der normalen Arbeitszeit bewältigen können. Dies kann eine Einzelperson oder ein Team betreffen, als Folge einer vorübergehenden Herausforderung, oder kann, wenn es nicht angegangen wird, in einem Unternehmen endemisch werden. Wenn Mitarbeiter ständig mit Arbeit überlastet sind, kann dies zu Stress, Erschöpfung und Überforderung führen, was schließlich die Fluktuation der Mitarbeiter zur Folge hat.
Wie können Führungskräfte in Zeiten von mehr Arbeit und weniger Ressourcen die Arbeitsüberlastung bewältigen und dabei ihr Team bei guter Gesundheit halten?
Realistisch sein
Das erste, was eine Führungskraft tun kann, um der Arbeitsüberlastung zu begegnen, ist, der Realität ins Auge zu sehen. Wenn eine Abteilung wirklich überlastet ist, können einige Dinge nicht erledigt werden. Auch die besten Zeitmanagementfähigkeiten können nicht mehr Stunden am Tag schaffen. Führungskräfte sollten sich selbst und ihrem Team gegenüber ehrlich sein und sich fragen, was in der gegebenen Zeit erledigt werden kann. Wenn sie sich darüber im Klaren sind, können sie proaktiv Entscheidungen über die Anpassung von Zeitplänen und die Priorisierung von Aufgaben treffen, anstatt nur zu reagieren, wenn die Dinge aus dem Ruder laufen.
Führungskräfte müssen auch anerkennen, wenn sich Mitarbeiter gestresst fühlen oder lange arbeiten, um den Arbeitsanforderungen gerecht zu werden. Es ist wichtig, einen realistischen Blick darauf zu haben, wie Mitarbeiter mit Arbeitsüberlastung umgehen. Sprechen Sie mit den Mitarbeitern, um ihr Stressniveau zu ermitteln und ihre Kapazität so weit wie möglich zu beurteilen.
Aufgaben täglich priorisieren
Wenn ein Team überlastet ist, sollten die Führungskräfte es auffordern, nach Prioritäten geordnete Aufgabenlisten zu erstellen, die jeden Tag schnell überprüft werden. Führungskräfte sollten ihrem Team dabei helfen, ihre Aufgabenliste nach Wichtigkeit zu ordnen und diese Prioritäten regelmäßig zu überprüfen, um Anpassungen vorzunehmen. Es kann auch hilfreich sein, die Mitarbeiter aufzeichnen zu lassen, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nimmt und wie viel Zeit unerledigte Projekte noch in Anspruch nehmen werden.
Durch diese schnelle tägliche Überprüfung kann ein Team über sich ändernde Prioritäten, sich verschiebende Fristen oder Dinge, die dringend erledigt werden müssen, informiert bleiben. Führungskräfte sollten bei der Festlegung dieser täglichen Prioritäten darauf achten, dass sie ihr Team nicht mikromanövrieren. Es sollte sich um kurze Diskussionen handeln, die bei Bedarf Anleitung und Ratschläge geben und sich nicht zu sehr in kleine Details verstricken, die Zeit kosten können.
Prioritäten nach oben kommunizieren
Sobald sich Ihr Team auf seine Prioritäten geeinigt hat, müssen die Führungskräfte diese Entscheidungen ihrem Chef und den anderen Führungskräften mitteilen. Es ist wichtig, die obersten Führungskräfte über die Herausforderungen und Verzögerungen, mit denen ein Team konfrontiert ist, auf dem Laufenden zu halten. Wenn sich Verzögerungen auf die Prioritäten anderer Abteilungen auswirken oder Probleme mit der Kundenzufriedenheit verursachen, ist es immer am besten, sie so schnell wie möglich zu informieren. Die Kommunikation mit Kollegen über die Arbeitsüberlastung kann auch dazu führen, dass andere Ideen oder Hilfe einbringen, um Projekte rechtzeitig abzuschließen. Dies ist auch eine Gelegenheit, die Erwartungen an die zu erbringenden Leistungen und die Fristen neu zu definieren.
Schützen Sie die Zeit des Teams
Wenn ein Team überlastet ist, ist es die Aufgabe der Führungskraft, die kostbare Zeit zu schützen, die ihm zur Verfügung steht, um seine Arbeit zu erledigen. Streichen Sie unnötige Besprechungen, Telefonanrufe oder Veranstaltungen aus dem Terminkalender. Minimieren Sie Ablenkungen und Unterbrechungen so weit wie möglich, damit sie sich auf ihre dringendsten Aufgaben konzentrieren können.
Führungskräfte können mindestens zwei besprechungsfreie Tage pro Woche festlegen oder die Verwendung von “Nicht stören”-Einstellungen für Telefon, E-Mail und Chat zu bestimmten Zeiten am Tag fördern, um ein intensives Arbeiten zu ermöglichen. Es bedeutet auch, auf zusätzliche Projekte oder Aufgaben zu verzichten, bis die Kapazität des Teams gestiegen ist.
Langfristige Lösungen suchen
Arbeitnehmer können nur so lange zur Arbeitsüberlastung gedrängt werden, bis sie Symptome von Überlastung und Burnout zeigen. Es ist wichtig, den Ursachen der Arbeitsüberlastung auf den Grund zu gehen und nach echten Lösungen zu suchen. Kann beispielsweise mehr Personal eingestellt werden, oder können einige Aufgaben von externen Auftragnehmern erledigt werden? Oder gibt es andere Ursachen, wie z. B. defekte oder veraltete Geräte, die das Management angehen könnte?
Gelegentliche Störungen, z. B. wenn ein Mitarbeiter Urlaub aus familiären Gründen nimmt oder wegen einer Krankheit ausfällt, können in der Regel vorübergehend von den vorhandenen Mitarbeitern bewältigt werden, doch ist es wichtig, die Arbeitsbelastung aller Mitarbeiter realistisch einzuschätzen. Das geistige, emotionale und körperliche Wohlbefinden ist der Schlüssel zur Mitarbeiterbindung und zum Erreichen von Qualitätsarbeit.
Verfügen Ihre Führungskräfte über die notwendigen Fähigkeiten, um ihre Teams zu unterstützen?
Manchmal ist Arbeitsüberlastung die Folge mangelnder Managementfähigkeiten. Crestcoms Programme zur Entwicklung von Führungskräften machen aus Managern Führungspersönlichkeiten, indem sie Fähigkeiten wie Zeitmanagement, emotionale Intelligenz und das Liefern von Ergebnissen auf Anhieb trainieren. Finden Sie einen Trainer in Ihrer Nähe und erfahren Sie noch heute, wie Crestcom Ihrem Team helfen kann!
