Ce n’est un secret pour personne que les organisations du monde entier sont confrontées à des problèmes de dotation en personnel. Les recherches de WorkJam ont révélé que près de 50 % des chefs d’entreprise américains interrogés étaient en sous-effectif depuis au moins 5 à 6 mois, et 48 % avaient perdu des clients en raison d’un manque de personnel. De même, l’OCDE, qui comprend 38 pays membres, a constaté que 20 millions de personnes de moins travaillent maintenant qu’avant la pandémie de COVID. Avec les perturbations des chaînes d’approvisionnement, les défis liés aux épidémies de COVID et la grande démission, de nombreux responsables craignent que leurs équipes ne soient aux prises avec une surcharge de travail.

Qu’est-ce que la surcharge de travail ? 

La surcharge de travail se produit lorsque les employés d’une organisation ont plus de travail qui leur est assigné qu’ils ne peuvent en accomplir pendant les heures normales de travail. Cela peut arriver à un individu ou à une équipe, résultant d’un défi temporaire, ou s’il n’est pas résolu, peut devenir endémique dans toute une organisation. Si les employés sont constamment surchargés de travail, cela peut entraîner du stress, de l’épuisement et de la submersion, ce qui finit par entraîner un turnover du personnel.

Alors, lorsqu’il y a plus de travail à faire et moins de ressources, comment les managers peuvent-ils gérer la surcharge de travail et garder leur équipe saine d’esprit dans le processus ? 

Soyez réaliste

La première chose qu’un manager peut faire pour surmonter la surcharge de travail est de faire face à la réalité. Si un département est vraiment surchargé, certaines choses ne se feront pas. Même les meilleures compétences en gestion du temps ne peuvent créer plus d’heures dans la journée. Les managers doivent être honnêtes avec eux-mêmes et avec leur équipe sur ce qui peut être accompli dans le temps imparti. Si les managers sont honnêtes à ce sujet, ils peuvent prendre des décisions proactives concernant l’ajustement des délais et la hiérarchisation des tâches au lieu de simplement réagir lorsque les choses commencent à déraper.

Les managers doivent également reconnaître lorsque les employés se sentent stressés ou travaillent de longues heures pour répondre aux exigences de l’emploi. Il est important de garder une perspective réaliste de la façon dont les employés gèrent la surcharge de travail. Vérifiez auprès des employés pour évaluer leur niveau de stress et évaluer leur capacité autant que possible. 

Priorisez les tâches quotidiennement

Lorsqu’une équipe est surchargée, les managers doivent leur demander de mettre en place des listes de tâches prioritaires qui sont revues rapidement chaque jour. Les managers doivent aider leur équipe à classer leur liste de tâches par importance et revoir fréquemment ces priorités pour faire des ajustements. Il peut également être utile de demander aux employés de suivre le temps que prend chaque tâche et le temps que prendront les projets inachevés à l’avenir.

Grâce à cet examen quotidien rapide, une équipe peut rester informée des priorités changeantes, des délais changeants ou des éléments nécessitant une attention urgente. Les managers doivent veiller à ne pas micromanager leur équipe lors de la définition de ces priorités quotidiennes. Ces discussions doivent être brèves, destinées à fournir des orientations et des conseils si nécessaire, et à ne pas trop s’impliquer dans de petits détails qui peuvent faire perdre du temps. 

Communiquez les priorités vers le haut

Une fois que votre équipe est alignée sur ses priorités, les managers doivent communiquer ces décisions à leur patron et à leurs collègues managers. Il est essentiel de tenir les supérieurs informés des défis et des retards auxquels une équipe est confrontée. Si des retards affectent les priorités d’autres départements ou causent des problèmes de satisfaction client, il est toujours préférable de les informer dès que possible. Communiquer avec des collègues au sujet de la surcharge de travail peut également susciter des idées ou de l’aide d’autres personnes pour terminer les projets à temps. Ce sera également l’occasion de redéfinir les attentes concernant les produits livrables et les échéanciers. 

Protégez le temps de l’équipe

Lorsqu’une équipe est surchargée, c’est le travail du manager de protéger le temps précieux dont il dispose pour faire le travail. Supprimez les réunions, les appels téléphoniques ou les événements inutiles de leurs calendriers. Minimisez autant que possible les distractions et les interruptions afin qu’ils puissent se concentrer sur leurs tâches les plus urgentes.

Les responsables peuvent déclarer au moins deux jours sans réunion par semaine ou encourager l’utilisation des paramètres « Ne pas déranger » sur le téléphone, les e-mails et le chat à certains moments de la journée pour permettre un travail en profondeur. Cela signifie également dire non à des projets ou tâches supplémentaires jusqu’à ce que la capacité de l’équipe ait augmenté. 

Recherchez des solutions à long terme

Les employés ne peuvent être poussés à endurer une surcharge de travail trop longtemps avant de commencer à montrer des symptômes de surmenage et d’épuisement professionnel. Il est important de rechercher les causes profondes de la surcharge de travail et de rechercher de vraies solutions. Par exemple, peut-on embaucher plus de personnel ou certaines tâches peuvent-elles être confiées à des sous-traitants externes ? Ou y a-t-il d’autres causes sous-jacentes, comme un équipement dégradé ou obsolète, que la direction pourrait résoudre ?

Bien qu’une perturbation occasionnelle, comme un employé prenant un congé familial ou appelant pour une maladie, puisse généralement être gérée temporairement par le personnel existant, il est important d’être réaliste quant à la charge de travail de chacun. Donner la priorité au bien-être mental, émotionnel et physique est la clé de la rétention des employés et de la réalisation d’un travail de qualité.

Vos managers ont-ils les compétences nécessaires pour aider leurs équipes ? 

Parfois, la surcharge de travail est causée par un manque de compétences en management. Les programmes de développement du leadership de Crestcom transforment les managers en leaders en développant des compétences telles que la gestion du temps, l’intelligence émotionnelle et en communication pour obtenir des résultats du premier coup. Trouvez un formateur près de chez vous pour savoir comment Crestcom peut aider votre équipe dès aujourd’hui !