L’employé moyen consacre 51 % de chaque journée de travail à des tâches de faible valeur telles que les trajets domicile-travail, la participation à des réunions non pertinentes et la lecture ou la réponse à des e-mails inutiles. Ce temps mal géré peut vraiment s’additionner, les chercheurs estimant que les entreprises perdent 720 heures de productivité par an et par travailleur. Le manque de compétences en gestion du temps peut également entraîner des niveaux plus élevés de stress et d’anxiété, ce qui peut rapidement conduire à un sentiment de dépassement et d’épuisement professionnel. Les personnes qui pratiquent intentionnellement une bonne gestion du temps sont plus productives, ont plus d’énergie et bénéficient de plus de temps libre pour faire ce qu’elles veulent. Alors, comment pouvons-nous améliorer nos compétences en gestion du temps pour rester concentré au travail ?
3 compétences en gestion du temps pour vous aider à rester concentré
Il existe de nombreuses ressources pour vous aider à gérer votre temps. La personne moyenne essaie jusqu’à 13 stratégies de gestion du temps avant de trouver celle qui lui convient. Nous avons donc décrit trois façons simples pour tout le monde d’améliorer ses compétences en gestion du temps et de rester concentré au travail :
1: Analysez la façon dont vous passez votre temps
La première étape pour une meilleure gestion du temps consiste à déterminer comment vous passez votre temps. Tenez un journal pendant une semaine ou deux pour déterminer comment vous utilisez votre temps chaque jour. Utilisez un journal, une feuille de calcul ou une application – tout ce qui vous convient le mieux pour enregistrer vos actions quotidiennes à intervalles de quinze minutes. À ce stade, vous ne faites que collecter des données. Une fois que vous avez suivi votre activité pendant une semaine ou deux, réfléchissez à ces informations en vous demandant :
- À quelle heure de la journée suis-je le plus productif ?
- Sur quoi est-ce que je passe le plus de temps ?
- Ai-je accompli tout ce que j’avais besoin d’accomplir ?
- Quelles tâches prennent plus de temps que je ne le pensais ?
Utilisez les questions ci-dessus pour évaluer comment votre temps pourrait être utilisé plus efficacement. Peut-être que des tâches difficiles pourraient être effectuées pendant votre moment le plus productif de la journée. Si vous trouvez plusieurs tâches qui ont pris plus de temps que prévu, regardez pourquoi. Était-ce dû à des distractions ou à des interruptions ? Ou s’agit-il simplement d’une répartition plus réaliste du temps ?
2: Créez une meilleure liste de tâches
Une liste de tâches est un moyen facile de rester concentré sur les choses qui doivent être faites. Mais plutôt que de simplement créer une longue liste de choses auxquelles vous pouvez ou non accéder, essayez d’utiliser cette liste pour hiérarchiser votre activité. Vous pouvez classer la liste par ordre de priorité à l’aide d’un système de nombres ou de couleurs, ou vous pouvez regrouper les éléments dans une boîte séparée en quatre catégories intitulées urgent/non urgent et important/non important pour visualiser vos priorités.
Prendre le temps de définir des priorités claires pour les tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles peut vous aider à rester concentré sur les bonnes choses. Votre liste de tâches n’est pas une liste d’objectifs mais devrait être une liste de tâches réelles qui doivent être accomplies. Lorsque vous trouvez qu’une tâche sur votre liste est à la fois “pas urgente” et “pas importante”, retirez-la de votre liste. N’oubliez pas que l’objectif est d’accomplir les tâches quotidiennes les plus importantes et les plus urgentes.
3: Minimisez les distractions pour rester concentré
Ensuite, utilisez les informations que vous avez recueillies en suivant votre temps et en établissant des priorités pour identifier les choses qui vous distraient généralement de votre travail le plus important. La plupart des travailleurs constateront que leurs distractions les plus courantes sont les e-mails, les interruptions et les smartphones. Selon votre rôle au travail, vous pouvez avoir un contrôle limité sur les deux premiers. Cependant, envisagez d’établir des attentes raisonnables concernant la surveillance des e-mails si vous êtes un manager.
- Prévoyez du temps pour vérifier les e-mails. Quel que soit votre rôle, il est préférable de consulter vos e-mails à intervalles limités tout au long de la journée pour vous concentrer plus profondément sur d’autres tâches. Surveiller activement les e-mails toute la journée pour y répondre immédiatement est distrayant et épuisant mentalement.
- Utiliser les fonctions “Ne pas déranger”. Créez un système “Ne pas déranger“ pour votre lieu de travail. Il existe de nombreuses façons de le faire pour le travail en ligne ou pour ceux qui ont la chance d’avoir une porte de bureau qui peut être fermée mais qui peut être difficile pour les travailleurs en espace ouvert. Cependant, les employés peuvent créer un panneau “Ne pas déranger“ à afficher à leur bureau ; ou dites à vos collègues que vous n’êtes pas disponibles pour une conversation si vous portez des écouteurs. La meilleure façon de minimiser les interruptions est de communiquer et de définir des attentes.
- Laissez votre smartphone vous aider. Si vous trouvez que votre téléphone est une distraction pendant la journée, vous n’êtes pas seul. Si vous consultez constamment votre téléphone, il est temps de laisser votre smartphone vous aider à rester concentré ! Utilisez des fonctions telles que le “Mode Focus” sur votre iPhone ou Android pour minimiser les distractions visuelles pendant les heures de travail, ou désactivez simplement les notifications pour les applications gênantes sur votre téléphone.
Comment les managers peuvent améliorer les compétences de gestion du temps des collaborateurs
Les managers jouent un rôle très important dans l’amélioration des compétences de gestion du temps de leurs collaborateurs. Les managers doivent non seulement modéliser de bons comportements de gestion du temps, mais aussi développer activement ces compétences au sein de leur équipe. En outre, les managers doivent évaluer le temps passé en réunions et sur des tâches de faible valeur pour voir ce qui pourrait être fait différemment. Une gestion efficace du temps peut faire partie de toute culture d’entreprise avec un plan efficace pour hiérarchiser les tâches et minimiser les distractions.