Avant la pandémie, la plupart des négociations commerciales étaient menées en face-à-face, mais les deux dernières années ont radicalement changé la façon dont les transactions sont conclues. De nombreuses négociations resteront virtuelles même si le monde s’ouvre à davantage d’interactions en personne. Alors que les chaînes d’approvisionnement continuent de connaître de la volatilité et que les prix fluctuent, une négociation efficace est plus importante que jamais. Malheureusement, la négociation a pratiquement tendance à avoir de moins bons résultats en raison d’une communication moins efficace et d’une méfiance accrue entre les parties. Mais pourquoi ?
La recherche a montré que par rapport aux interactions en face à face, ceux qui négocient en ligne sont moins susceptibles de conclure des accords, moins susceptibles d’établir des relations et plus susceptibles de perdre confiance pendant la négociation. D’autres études ont montré que les gens peuvent être moins coopératifs dans les environnements virtuels parce qu’ils se sentent moins obligés d’être polis. Les négociations virtuelles présentent des défis différents et ne doivent pas être traitées de la même manière que les réunions en face à face.
Comment améliorer vos négociations virtuelles
- Gardez les groupes petits – Les conférences téléphoniques et les réunions vidéo avec quatre parties ou plus peuvent rapidement déraper. Soyez clair sur qui participera, son rôle dans la discussion et qui prend la parole et quand. Il peut être utile d’affecter un modérateur qui déterminera qui parle en premier dans les cas où plus d’une personne souhaite être entendue dans la discussion. Parler en même temps ne fait pas avancer les négociations et frustre les autres participants.
- Utilisez un écran plus grand – Dans une étude sur la négociation en ligne et la confiance interpersonnelle, les chercheurs ont découvert que communiquer avec des caméras allumées est plus efficace. Fait intéressant, ils ont également constaté que les négociateurs utilisant un écran d’ordinateur plus grand obtenaient de meilleurs résultats que ceux utilisant un écran plus petit. Plus les participants peuvent voir les visages les uns des autres, meilleurs sont les résultats de la négociation.
- Commencez par la connexion – Prenez le temps de bavarder et de vous connecter personnellement au début de la réunion pour de meilleurs résultats. Commencer la conversation avec humour peut également accroître la confiance entre les parties et améliorer les négociations. Une fois que vous avez pris le temps de vous connecter, vous devez clarifier l’ordre du jour de la réunion et vous assurer que personne ne partira tôt ou n’arrivera plus tard dans la conversation. Cela aide tout le monde à partir des mêmes hypothèses et vous permettra d’ajuster l’agenda si quelqu’un doit partir plus tôt.
- Préparez votre équipe – Si vous avez d’autres membres de l’équipe impliqués dans la négociation, assurez-vous que vous êtes tous sur la même longueur d’onde sur les tâches assignées, les méthodes de communication annexes et la façon de gérer les surprises. Par exemple, il est préférable de ne pas risquer d’envoyer accidentellement un message privé à l’ensemble du groupe dans le chat vidéo, alors faites un plan pour que toutes les conversations secondaires entre les membres de l’équipe soient sur une application de chat ou un message texte séparé. Élaborez un plan sur la façon de répondre aux questions ou commentaires surprises pour vous assurer que vous semblez alignés tout au long de la conversation.
- Préparez-vous – La conscience de soi est le super pouvoir secret de tout négociateur. Si vous êtes facilement tenté d’effectuer plusieurs tâches pendant les appels vidéo, supprimez toutes les distractions en désactivant les notifications et en fermant tous les onglets, y compris votre messagerie et votre calendrier. Si vous êtes très critique lorsque vous vous voyez devant la caméra, désactivez l’auto-affichage dans le chat vidéo. Créez un environnement qui vous permet de vous concentrer sur la négociation et de donner le meilleur de vous-même.
