Avez-vous déjà remarqué que certains dirigeants semblent pouvoir être à deux endroits à la fois ? Et leurs équipes semblent en faire plus ? Le secret pour multiplier la productivité de votre organisation est une délégation efficace. La capacité de déléguer efficacement est une compétence dont chaque manager a besoin pour atteindre et dépasser la vision et les objectifs de leur organisation.
Selon Marilyn Sherman, experte en délégation et gestion des conflits chez Crestcom, « la délégation est l’un des outils les plus puissants dont vous disposez en tant que leader. Il multiplie votre impact et vous aide à rester concentré sur les activités à plus haute valeur ajoutée qui contribuent au succès de votre organisation. Cela améliore à la fois la qualité et la quantité des résultats de votre équipe. » Tout le monde peut déléguer plus efficacement en utilisant ces cinq conseils :
- Décidez quoi et pourquoi déléguer. Tout ne peut ou ne doit être délégué. Réfléchissez stratégiquement aux tâches à accomplir et à qui est le mieux qualifié pour les accomplir. Choisir la personne la mieux adaptée au poste est souvent la clé du succès. La délégation nécessite une certaine finesse, en particulier lors de la délégation à des collègues qui ne sont pas des reports directs. Il est impératif que vous puissiez expliquer clairement pourquoi vous demandez à cette personne d’accomplir une tâche.
- Communiquez clairement vos attentes. Assurez-vous de présenter la vision plus large du projet et à quoi ressemblera finalement la réussite. Soyez clair sur les mesures du succès et encouragez les employés à poser toutes les questions qu’ils ont sur leur mission. Obtenez la confirmation que le membre de l’équipe comprend parfaitement et accepte les exigences de la mission.
- Étendez la confiance. La délégation exige de la confiance. Certains managers ont du mal à confier des tâches qu’ils ont déjà accomplies eux-mêmes, craignant que personne ne puisse faire le travail aussi bien qu’ils pourraient le faire eux-mêmes. Non seulement vous devez faire confiance aux autres pour effectuer le travail nécessaire, mais vous devez également leur faire confiance en leur confiant l’autorité dont ils ont besoin pour faire le travail. Lorsque cela est possible, donnez à vos employés le pouvoir de prendre des décisions qui font avancer le projet. Par exemple, comment le budget d’un projet sera dépensé ou le fournisseur qu’ils utiliseront.
- Faites le point régulièrement. Faites des vérifications régulières une part intégrante de chaque mission. Évitez le micro-management, et au lieu de cela, définissez des intervalles réguliers pour vérifier les progrès d’un collaborateur dans sa tâche. Cela vous permet de déterminer s’il y a des défis imprévus, de répondre à des questions ou d’ajuster les échéanciers au besoin. Utilisez votre meilleur jugement pour la fréquence et l’intensité de ces vérifications en fonction de l’expérience et du niveau d’ancienneté de chaque membre de l’équipe. Un nouvel employé peut avoir besoin de vérifications fréquentes en face à face pour s’assurer que ses questions sont entendues, tandis qu’un employé plus expérimenté peut n’avoir besoin que d’un e-mail rapide pour se renseigner sur l’avancement d’un projet.
- Évaluez les résultats. Une fois la tâche terminée, évaluez le processus et les résultats. Célébrez et récompensez les réussites, et soyez curieux de toute erreur ou échec. Prendre le temps d’apprendre où se présentent les défis améliorera le processus et éclairera les tâches que vous déléguez à l’avenir.
