Gérer les conflits de travail à distance

Le lieu de travail a changé cette année, et de nombreuses équipes travaillent à distance ou dans un environnement hybride de travail en présenciel et à distance.  Pour certains, il s’agit d’un changement brutal ; ils sont encore en train d’apprendre à gérer leur nouvel environnement de travail. Pour d’autres, ils travaillent de cette manière depuis des années. Si des conflits surviennent dans chaque équipe, qu’elle soit à distance ou en présenciel, il peut être particulièrement difficile de s’y retrouver dans des équipes virtuelles. Il est important de comprendre les causes des conflits de travail à distance et de savoir comment les résoudre pour constituer des équipes productives. Une étude de Myers-Briggs portant sur 5 000 employés dans 9 pays différents a révélé que 85 % des employés sont confrontés à des conflits à un certain degré. Pire encore, aux États-Unis, les salariés passent en moyenne près de trois heures par semaine à gérer des conflits, ce qui coûte à l’économie des milliards de dollars par an.    

4 Causes des conflits de travail à distance

  1. Le manque d’information – Il peut être difficile de relayer l’information de manière efficace et efficiente sur des équipes distantes. Le transfert de connaissances et de données est l’épine dorsale de toute organisation qui fonctionne. Cependant, les employés à distance ne peuvent pas se rendre dans le bureau d’un collègue pour clarifier rapidement un rapport ou une demande. Dans le bureau en brique et mortier, une grande partie de la communication se fait par une rencontre fortuite dans le couloir au bon moment. Ces moments ne sont pas possibles pour les équipes distantes. 
  2. Une communication inefficace – Il peut également y avoir une fracture numérique entre les membres des équipes à distance. Certains cadres et employés dépendent trop du courrier électronique pour chaque communication. Non seulement cela ne permet pas d’obtenir le type d’informations que nous obtenons à partir du ton de voix et des expressions faciales de quelqu’un. Il est facile d’attribuer un ton négatif à un courriel que l’expéditeur n’a jamais voulu. Il n’est pas non plus considéré comme une communication urgente pour certains. Nous avons tous eu la frustration d’attendre une information vitale pour mener à bien un projet. Si un collègue ne consulte son courrier électronique que de manière sporadique, les projets peuvent s’arrêter brutalement. 
  3. L’anxiété et le stress – En ces temps incertains, les employés à distance sont particulièrement stressés et anxieux. Les équipes peuvent avoir des conditions de travail moins idéales à la maison, partageant les connexions internet et les ordinateurs avec les membres de la famille, scolarisant les enfants à la maison, et faisant face à des distractions qu’ils n’ont jamais eu à gérer au bureau. À ces facteurs de stress s’ajoute une nouvelle incertitude quant à leur travail. Sans communication fréquente, il est facile de tirer des conclusions hâtives sur les changements de priorités ou de circonstances. Les membres de l’équipe peuvent craindre que les autres en parlent dans leur dos ou que le manque de communication de l’équipe de direction signifie que l’entreprise va mal. 
  4. L’isolement social – Les employés à distance, en particulier ceux qui n’ont pas choisi d’être employés à distance, peuvent se sentir isolés et seuls. Les employés qui se sentent seuls peuvent être déprimés et se désengager de l’équipe. Ils peuvent devenir trop sensibles aux réactions négatives ou se sentir rapidement offensés par un commentaire dans un courriel. Le sentiment d’isolement peut créer une mentalité “eux” contre “moi” qui peut facilement conduire à un conflit. 

 

 

Comment les dirigeants peuvent-ils prévenir les conflits de travail à distance?

La clé pour prévenir les conflits de travail à distance inutiles est que les dirigeants fassent preuve de solides compétences en matière de communication et d’empathie. 

  • Communiquez clairement et fréquemment. Les managers doivent être en contact fréquemment et être accessibles aux employés éloignés. Dans la mesure du possible, utilisez les vidéoconférences pour toute conversation complexe. Bien qu’elles ne soient pas parfaites, elles permettent une communication non verbale et des interactions plus spontanées. 
  • Définissez des attentes et des priorités claires. Lever l’incertitude quant aux attentes et s’assurer que les règles s’appliquent à tous les membres de l’équipe, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. S’assurer que les priorités sont claires, du top management aux employés de première ligne. 
  • Posez plus de questions et écoutez attentivement. Autant les cadres que les employés devraient poser davantage de questions. Il est essentiel de clarifier les instructions et les informations, ce qui permettra d’améliorer la productivité en évitant le travail à refaire. N’oubliez pas non plus de poser des questions sur la façon dont les gens se débrouillent. Prendre le temps d’appeler et de découvrir ce qu’un collègue ressent ou ce qui le motive favorise la connexion et améliore le travail d’équipe. Toutefois, il est également essentiel d’écouter attentivement les réponses. Un “comment allez-vous” peu sincère est pire que de ne rien demander. 
  • Célécrez les victoires en groupe. Créer des possibilités de réunions de groupes virtuels dans le seul but de célébrer le succès. Prenez le temps de jouer à un jeu de groupe ou d’organiser un “happy hour” virtuel. Offrir des possibilités de consolidation d’équipe peut améliorer le moral, rappeler aux membres de l’équipe que leurs collègues sont de vraies personnes qui ont des sentiments et promouvoir le respect mutuel.