Wie Sie Ihr Zeitmanagement verbessern, um fokussiert zu bleiben!

Im Durchschnitt verbringen Arbeitnehmende 51 % ihres Arbeitstages mit unwichtigen Aufgaben wie Pendeln, Teilnahme an irrelevanten Meetings und Lesen oder Beantworten von unnötigen E-Mails. Diese schlecht verwaltete Zeit kann sich wirklich summieren: Forscher schätzen, dass den Unternehmen pro Arbeitnehmer 720 Stunden Produktivität pro Jahr entgehen. Mangelnde Zeitmanagement-fähigkeiten können auch zu einem höheren Maß an Stress und Angst führen, was schnell zu einem Gefühl der Überforderung und zu Burnout am Arbeitsplatz führen kann. Menschen, die bewusst ein gutes Zeitmanagement praktizieren, sind produktiver, haben mehr Energie und genießen mehr freie Zeit, um das zu tun, was sie wollen. Wie können wir also unsere Zeitmanagementfähigkeiten verbessern, um bei der Arbeit konzentriert zu bleiben?

3 Tipps zum Zeitmanagement, die Ihnen helfen, fokussiert zu bleiben

Es gibt eine Vielzahl von Hilfsmitteln, die Ihnen helfen, Ihre Zeit zu managen. Die durchschnittliche Person probiert bis zu 13 Zeitmanagementstrategien aus, bevor sie eine findet, die für sie funktioniert. Deshalb haben wir drei einfache Möglichkeiten aufgezeigt, wie jeder seine Zeitmanagementfähigkeiten verbessern und sich bei der Arbeit konzentrieren kann:

1: Verfolgen Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen

Der erste Schritt zu einem besseren Zeitmanagement besteht darin festzustellen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Führen Sie ein oder zwei Wochen lang ein Zeitprotokoll, um festzustellen, wie Sie Ihre Zeit jeden Tag nutzen. Verwenden Sie ein Tagebuch, eine Tabellenkalkulation oder eine App – was immer Ihnen am leichtesten fällt, um Ihre täglichen Handlungen in Fünfzehn-Minuten-Intervallen aufzu-zeichnen. An diesem Punkt sammeln Sie lediglich Daten. Sobald Sie Ihre Aktivitäten ein oder zwei Wochen lang aufgezeichnet haben, reflektieren Sie diese Informationen, indem Sie sich fragen:

  • Zu welcher Tageszeit bin ich am produktivsten?
  • Womit verbringe ich die meiste Zeit?
  • Habe ich alles erreicht, was ich erledigen musste?
  • Welche Aufgaben nehmen mehr Zeit in Anspruch, als ich dachte?

Nutzen Sie die obigen Fragen, um zu prüfen, wie Sie Ihre Zeit effektiver nutzen können. Vielleicht könnten Sie schwierige Aufgaben während Ihrer produktivsten Tageszeit erledigen. Wenn Sie feststellen, dass mehrere Aufgaben länger als erwartet gedauert haben, fragen Sie nach den Gründen. Lag es an Ablenkungen oder Unterbrechungen? Oder ist es einfach eine Frage der realistischen Zeiteinteilung?

2: Erstellen Sie eine bessere To-Do Liste

Eine To-Do-Liste ist eine einfache Möglichkeit, sich auf Dinge zu konzentrieren, die erledigt werden müssen. Aber anstatt einfach nur eine lange Liste mit Dingen zu erstellen, die Sie vielleicht nicht erledigen können, sollten Sie diese Liste nutzen, um Ihre Aktivitäten nach Prioritäten zu ordnen. Sie können die Liste nach Priorität ordnen, indem Sie ein Zahlen- oder Farbsystem verwenden, oder Sie können die Punkte in einem Kasten gruppieren, der in vier Kategorien unterteilt ist, die mit dringend/unwichtig und wichtig/unwichtig gekennzeichnet sind, um Ihre Prioritäten zu visualisieren. 

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, klare Prioritäten für tägliche, wöchentliche und monatliche Aufgaben zu setzen, können Sie sich auf die richtigen Dinge konzentrieren. Ihre To-Do-Liste ist keine Liste von Zielen, sondern sollte eine Liste von tatsächlichen Aufgaben sein, die erledigt werden müssen. Wenn Sie fest-stellen, dass eine Aufgabe auf Ihrer Liste sowohl “nicht dringend” als auch “nicht wichtig” ist, streichen Sie sie von Ihrer Liste. Denken Sie daran, dass das Ziel darin besteht, die wichtigsten und dringendsten täglichen Aufgaben zu erledigen.

3: Minimieren Sie Ablenkungen, um konzentriert zu bleiben

Nutzen Sie als Nächstes die Informationen, die Sie bei der Erfassung Ihrer Zeit und der Festlegung von Prioritäten gesammelt haben, um die Dinge zu ermitteln, die Sie häufig von Ihrer wichtigsten Arbeit ablenken. Die meisten Arbeitnehmer werden feststellen, dass sie am häufigsten durch E-Mails, Unter-brechungen und Smartphones abgelenkt werden. Je nach Ihrer Rolle bei der Arbeit haben Sie vielleicht nur begrenzte Kontrolle über die ersten beiden. Wenn Sie eine Führungskraft sind, sollten Sie jedoch vernünftige Erwartungen an die Überwachung von E-Mails erwägen.

Planen Sie Zeit für das Abrufen von E-Mails ein. Unabhängig von Ihrer Funktion ist es besser, E-Mails in begrenzten Abständen über den Tag verteilt abzurufen, um sich intensiver auf andere Aufgaben zu kon-zentrieren. Den ganzen Tag über aktiv E-Mails zu verfolgen, um sofort zu antworten, lenkt ab und zehrt an den Nerven.

Verwenden Sie “Bitte nicht stören”-Funktionen. Schaffen Sie ein “Bitte nicht stören”-System für Ihren Arbeitsplatz. Es gibt viele Möglichkeiten, dies für die Online-Arbeit oder für diejenigen, die das Glück haben, eine Bürotür zu haben, die geschlossen werden kann, zu tun, aber es kann für Beschäftigte in Großraumbüros schwierig sein. Die Betroffenen können jedoch ein “Bitte nicht stören”-Schild an ihrem Schreibtisch anbringen oder ihren Kolleginnen und Kollegen mitteilen, dass sie für Gespräche nicht zur Verfügung stehen, wenn sie Kopfhörer tragen. Der beste Weg, Unterbrechungen zu minimieren, ist die Kommunikation und die Festlegung von Erwartungen.

Lassen Sie sich von Ihrem Smartphone helfen. Wenn Sie feststellen, dass Ihr Smartphone Sie während des Tages ablenkt, sind Sie nicht allein. Wenn Sie ständig auf Ihr Smartphone schauen, ist es an der Zeit, dass es Ihnen hilft, konzentriert zu bleiben! Nutzen Sie Funktionen wie den “Fokusmodus” auf Ihrem iPhone oder Android-Gerät, um visuelle Ablenkungen während der Arbeitszeit zu minimieren, oder schalten Sie einfach die Benachrichtigungen für ablenkende Apps auf Ihrem Smartphone aus.

Wie Führungskräfte die Zeitmanagement-Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter verbessern können

Führungskräfte spielen eine sehr wichtige Rolle bei der Verbesserung der Zeitmanagementfähigkeiten ihrer Mitarbeitenden. Führungskräfte sollten nicht nur ein gutes Zeitmanagement vorleben, sondern diese Fähigkeiten auch aktiv in ihrem Team entwickeln. Darüber hinaus sollten Führungskräfte den Zeit-aufwand für Besprechungen und geringwertige Aufgaben bewerten, um herauszufinden, was anders gemacht werden könnte.  Ein effektives Zeitmanagement kann mit einem wirksamen Plan zur Priorisierung von Aufgaben und zur Minimierung von Ablenkungen zu einem Teil jeder Arbeitsplatzkultur werden.